Denisa te învață: cum să ai un inbox „liniștit”

Articolul ăsta e pentru oamenii care folosesc Gmail. Pentru cei cu Yahoo nu am decât un singur sfat: treceți pe Gmail, ca să vă faceți viața mai ușoară, sau căutați sfaturi în altă parte, eu nu m-am mai logat în contul de Yahoo de multă vreme – cred că mi l-au și șters.

De asemenea, dacă aveți o căsuță de mail cu câteva zeci, sute sau chiar mii de mesaje necitite… nu știu ce să vă zic. Puteți să vă organizați e-mailul, dar durează un picuț mai mult și nu vreau să vă ghidez prin acest proces, pentru că mă mănâncă pielea numai când mă gândesc la un număr mare de mesaje necitite! #nojoke 

Pentru aceia dintre voi care, la fel ca și mine, s-au abonat la tot felul de newslettere care le umplu inboxul zi de zi, există soluții. Eu îmi organizez, încet, cu pași mici dar siguri, contul de Gmail și trag speranță că o să apuc ziua în care voi avea un inbox curat. This is the dream, baby!

inbox_shutterstock_361948769

Foto: Inbox, de la Shutterstock

Ei bine, hai să n-o mai lungim: faceți cunoștință cu filtrele! Gmail are acest feature absolut senzațional numit Filters. Bineînțeles, lucrăm pe un computer și nu pe telefon sau  tabletă. Acolo, aplicațiile arată și se comportă altfel decât în browser, iar noi avem nevoie să smulgem răul din rădăcină, nu?

Ajungeți la Filtre dând click pe rotița de setări/settings din dreapta sus.

settings

Dacă vă întrebați, nu mă deranjează deloc acele notificări, am reușit să ignor cu grație tot ce ține de Google Plus. Dacă ar fi notificări de la Facebook, nu aș avea liniște până nu le-aș vedea. Revenind la setări: apăsați pe setări (sau settings). Mergeți la Filters and Blocked Addresses.

filters

Apoi click pe Create a new filter și de aici începe distracția. Trebuie să adăugați, manual, fiecare adresă de e-mail sau cuvânt-cheie pe care vreți să nu îl mai vedeți în inbox. O să vă explic cum am procedat eu.

A fost o vreme când m-am dezabonat de la aproape toate newsletterele, dar mă simțeam forever alone, nebăgată în seamă și aveam senzația că ratez ce se întâmplă în jurul meu. Nu a durat mult și m-am abonat din nou la multe site-uri și magazine online, câteva bloguri ș.a.m.d.

Abonarea haotică la newslettere este o rețetă sigură către un inbox aglomerat. Dar nu disperați!

Ce faci, totuși, ca să rămâi la curent cu ce se întâmplă în lume? Aplici filtre, așa cum am făcut-o eu. De exemplu, aplici un filtru pe cuvântul Newsletter. Practic, îi poți „spune” lui Gmail să marcheze ca citite toate mesajele care conțin acest cuvânt, să ți le eticheteze cu eticheta aleasă de tine, să le pună într-o anumită categorie, să nu le trimită niciodată în spam dar nici să nu le marcheze ca importante.

Pare complicat? Vă asigur că nu este. Odată ce vă obișnuiți cu sistemul ăsta, o să vedeți tot mai puține mesaje necitite în inbox. Pe mine mă ajută mult să nu simt presiunea unor mesaje care așteaptă să fie citite. Și după ce am aplicat câteva zeci de filtre, știu că pot să stau liniștită: când deschid mailul văd aproximativ 5 mesaje care necesită atenția mea, restul fiind deja marcate ca fiind citite și frumos etichetate ca „stuph” pentru spamul general, „HD” pentru chestiile locale, „blog” pentru ce conține cuvântul cheie Denisuca și așa mai departe.

Am doar aproximativ o lună de când mi-am înmulțit considerabil filtrele folosite în Gmail. Înainte foloseam doar câteva și în fiecare zi aveam între 30 și 50 de mesaje care îmi inundau inbox-ul și mă stresau teribil.

Am auzit că sunt oameni care își alocă doar un număr de minute pe zi pentru a citi și răspunde la e-mailuri. Eu nu pot să fac asta. Munca mea presupune ca eu să fiu conectată la e-mail în permanență, așa că refuz să aloc doar 30 de minute dimineața și 30 seara pentru mailuri. Nici nu pot s-o fac, dar nici nu vreau. Dacă vouă vă convine, go for it și să îmi spuneți și mie cum e să nu îți mai verifici constant notificările ca să vezi dacă n-ai primit un mail important.

pushing+documents_shutterstock_183108077

Foto: Pushing documents, de la Shutterstock

Crearea de filtre în Gmail e foarte ușoară. Odată ce apăsați pe Create a new filter, vă apare căsuța asta:

creating a filter in gmail

Nu e obligatoriu să completați fiecare câmp. Alegeți dacă vreți ca mesajele filtrate să conțină un cuvânt-cheie, caz în care treceți acel cuvânt în câmpul „Has the words”. Dacă vreți să filtrați toate mesajele primite de la familie, trebuie să adăugați adresele de e-mail ale membrilor familiei în câmpul „From”.

De asemenea, puteți bifa ca toate mesajele care au fișiere atașate să fie marcate cu o anumită etichetă, chestie care vă va face viața mai ușoară atunci când veți dori să ștergeți mesajele mari, care vă umplu inutil inboxul.

Puteți filtra inclusiv mesajele mari, deja existente, alegând dimensiunile la „Size greater than ___ MB”.

Foarte important! După ce ați completat, nu apăsați pe butonul albastru, ci pe „Create filter with this search”. În caz contrar, tot ce face Gmail este o căutare avansată și nu creează un filtru! Nu știu de ce nu au umblat cei de la Google la aceste butoane, de ani buni sunt la fel.

Deci musai musai dați click pe Create filter with this search.

creating filter details

De exemplu, eu am creat un nou filtru pentru toate mesajele care conțin cuvântul-cheie „unsubscribe”. Acest cuvânt apare în mai toate newsletterele și dacă aveți deja mii de mesaje în inbox și vreți, ca și mine, să scăpați de ele, trebuie să deveniți creativi. 

Fiecare știe cel mai bine ce-i în inboxul lui. Eu încerc, pe cât posibil, să șterg miile de mesaje adunate de-a lungul timpului fără să șterg mesajele importante pe care nu le-am marcat nicicum și de care sigur o să am mare nevoie, conform legilor lui Murphy, la câteva zile după ce le șterg.

Filtrarea mesajelor, un proces continuu

Bine de știut: curățenia asta generală nu se face într-o zi. E un proces de durată. Sunt mesaje care vin o dată pe săptămână, o dată pe lună, aleatoriu etc. E foarte important ca, pe măsură ce vin, mesajele care nu au filtre să fie filtrate, astfel încât data viitoare când primiți un mail de la magazinul / adresa / firma respectivă, să fie etichetat corespunzător.

Cu timpul, aceste filtre vă vor face viața mult mai ușoară. Organizarea mesajelor pe etichete e genială. Când vei avea nevoie să ștergi toate mesajele work-related, să zicem, trebuie doar să dai click pe eticheta cu pricina (etichetele pot fi personalizate și pe culori), select all și delete. Și ai scăpat de o „cantitate” importantă de mesaje de care nu mai aveai nevoie.

Nu sunt deloc mândră să spun că Gmailul meu arată așa: 15.28 GB (95%) of 16 GB used. Nu am 15 GB de mailuri, nu vă speriați, atâta spațiu de stocare mi-a alocat Google și aproape tot e ocupat de poze (backup automat de pe telefon). Ajung eu și acolo cu decluterring-ul. Important e că, datorită filtrelor, am reușit să scap de avertismentul că am depășit spațiul virtual alocat și nu mai pot primi/trimite mesaje (da, se întâmplă, am pățit-o și nu e bine deloc).

Spor la curățenie!